Во саду ли, в огороде...

Сейчас на сайте

На даний момент 348 гостей на сайті
Besucherzahler singles
счетчик посещений


Designed by:
SiteGround web hosting Joomla Templates
PDF Друк e-mail
Деловой этикет - Деловая беседа
Середа, 18 серпня 2010, 12:58

Материал подготовила:
Стрелецкая М.В.
г. Никополь, Украина
Биография 

Деловая беседа

Самым распространенным контактным методом является разговор. Цель такой коммуникации - обмен информацией по конкретному вопросу.

Как правило, деловые беседы планируются заранее. В процессе подготовки определяется предмет беседы, круг вопросов, который целесообразно обсудить, основные намерения, которые необходимо осуществить. При проведении бесед зачастую используются разнообразные документы и материалы, их также нужно заранее подготовить. Особое внимание следует уделить отработке хода беседы: продумать вопросы, которые необходимо задать собеседнику; определить желаемый конечный результат; установить регламент и место проведения беседы; определить ее стратегию и тактику. С другой стороны, нельзя перебивать речь собеседника; негативно оценивать его высказывания; подчеркивать разницу между собой и партнером; резко убыстрять темп беседы; вторгаться в личную зону партнера; пытаться обсуждать вопрос, не обращая внимания на то, что партнер возбужден; не желать понять психическое состояние партнера в момент собеседования.

Правильное проведение деловых бесед способствует приросту производительности труда на 20-30%. Некоторые фирмы за рубежом имеют в своих штатах специалистов-беседчиков, идеально владеющих искусством деловой беседы.

Основные функции деловой беседы:
  • Начало перспективных мероприятий и процессов.
  • Контроль и координирование уже начатых мероприятий и процессов. 
  • Обмен информацией.
  • Взаимное общение работников из одной сферы деятельности.
  • Поддержание деловых контактов. 
  • Поиск, выдвижение и оперативная разработка рабочих идей и замыслов. 
  • Стимулирование движения творческой мысли в новых направлениях.
Подготовка к беседе включает:

Планирование:
  • Предварительный анализ участников и ситуации.
  • Инициатива проведения беседы и определение ее задач. 
  • Определение стратегии и тактики.
  • Подробный план подготовки к беседе.
Оперативная подготовка:
  • Сбор материалов.
  • Отбор и систематизация материалов. 
  • Обдумывание и компоновка материалов. 
  • Рабочий план. 
  • Разработка основной части беседы. 
  • Начало и окончание беседы.
Редактирование:
  • Контроль (т.е. проверка проделанной работы).
  • Придание окончательной формы беседы.
Тренировка:
  • Мысленная репетиция .
  • Устная репетиция.
  • Репетиция беседы в форме диалога с собеседником.

Структура деловой беседы

Деловая беседа состоит из пяти фаз:
  1. Начало беседы.
  2. Передача информации.
  3. Аргументирование.
  4. Опровержение доводов собеседника.
  5. Принятие решений.
Очень важной частью беседы является ее начало. Инициатору беседы нужно выработать правильное и корректное отношение к собеседнику, так как начало беседы - это «мост» между партнерами по деловой коммуникации. Задачи первой фазы беседы: установление контакта с собеседником; создание приятной атмосферы для беседы; привлечение внимания к предмету собеседования; пробуждение интереса к беседе; перехват инициативы (в случае необходимости).

Если это ваша первая встреча с собеседником (собеседниками), то уместнее всего начать разговор с взаимного представления, представления своих делегаций, взаимного рассказа о своих организациях. Далее можно перейти к делу.

Если вы уже знакомы с собеседником и речь идет о продолжении диалога, то хорошим началом может быть краткий обзор событий со времени вашей прошедшей встречи.

Хорошей темой для начала деловой беседы может стать обмен мнениями об общей профессиональной теме - скажем, о состоянии финансового рынка или о новых тенденциях и технологиях издательского дела. Важно построить разговор так, чтобы эта общая тема была близка к теме намечаемого основного разговора и позволяла вскоре перейти к нему.

Исследователями выделены факторы, позволяющие деловой беседе пройти успешно:
  • Профессиональные знания - дают возможность для реализации высокой объективности, достоверности и глубины изложения информации, а также для владения ситуацией.
  • Ясность - позволяет увязать факты и детали, избежать двусмысленности, путаницы, недосказанности. 
  • Наглядность - максимальное использование иллюстративных материалов (документов, информационных источников, таблиц, схем и пр.), общеизвестных ассоциаций и параллелей - снижает абстрактность изложения информации. 
  • Постоянная направленность - следует постоянно держать в голове основные задачи беседы и в какой-то мере знакомить с ними собеседника. 
  • Ритм - повышение интенсивности беседы по мере приближения ее к концу. 
  • Повторение - повторение основных положений и мыслей помогает собеседнику воспринять информацию. 
  • Элемент внезапности представляет собой продуманную, но неожиданную для собеседника увязку деталей и фактов. 
  • "Насыщенность" рассуждений - необходимо следить за тем, чтобы в ходе беседы чередовались "взлеты", когда от собеседника требуется максимальная концентрация, и "спады", которые используются для передышки и закрепления мыслей и ассоциаций у собеседника.
  • Рамки передачи информации - французский писатель и мыслитель Вольтер как-то сказал: "Секрет быть скучным состоит в том, чтобы рассказывать все".

Внимание к собеседнику

Люди любят свое имя и, как правило, очень ценят обращение по имени. И напротив, игнорирование имени многими воспринимается как оскорбление. Поэтому вежливость проявляется в знании имен собеседников, личном к ним обращении. Принимая деловых партнеров, вполне допустимо положить перед собой их визитные карточки или просто список имен участников встречи.

Обращаясь к собеседнику, старайтесь смотреть прямо на него.

Принимая посетителей или деловых партнеров, постарайтесь рассадить их максимально удобно. Особое внимание следует уделить дамам, старшим по возрасту.

Важным элементом деловой вежливости является пунктуальность в сроках. Назначая встречу у себя или приходя на встречу к партнерам, будьте максимально точны, старайтесь избегать опозданий и задержек. Если же все-таки вам приходится задержаться с приемом гостей, то проследите за тем, чтобы перед ними извинились от вашего имени, предложили сесть, выпить чашку чая или кофе, дали возможность ознакомиться со свежим журналом или газетой.
 
Естественно, что за задержку с приемом необходимо еще раз лично извиниться при встрече. Ни в коем случае у ваших собеседников не должно остаться впечатления, что вы задержали их прием с тем, чтобы повысить свою значительность в их глазах. По этим же соображениям не рекомендуется принимать посетителей, сидя за столом. От вас останется лучшее впечатление, если вы сделаете несколько шагов навстречу своим гостям или встретите их при входе в кабинет или комнату для переговоров.

Важное значение, свидетельствующее о вашем внимании или невнимании к собеседнику, имеет и выбранное вами время встречи. Как правило, следует избегать назначать рабочие встречи на ранние утренние или поздние вечерние часы, на обеденное время. Если вы, тем не менее, предлагаете провести рабочую встречу в общепринятые обеденные часы, то жестом элементарной вежливости будет предложить собеседникам к обычному чаю или кофе бутерброды и легкие закуски.

В любой ситуации важно соблюдать по отношению к собеседникам максимальную доброжелательность, подчеркивая это словами, улыбкой, всеми манерами. Следует избегать любых проявлений конфронтации, личных выпадов. Старайтесь дать собеседникам возможность высказаться, не перебивая их без надобности.

 
Шутка, анекдот

К месту сказанная шутка, анекдот, крылатое слово способны украсить вашу речь, сделать ее выразительной, помочь вам донести свою мысль до окружающих.

Особую роль в этих случаях играет чувство такта, меры и ваша интуиция, оценка характера и настроения собеседника. Четких правил здесь не существует, хотя к ним можно отнести некоторые запреты. Так, недопустимы шутки злые, обидные, унижающие достоинство не только собеседников, но и других людей. Нельзя шутить над беспомощностью, инвалидностью или болезнью. Как правило, неуместны шутки и анекдоты с использованием нецензурных и грубых выражений и слов, основанных на высмеивании половых, национальных или культурных особенностей.

Услышав неуместную шутку, проигнорируйте ее, а при продолжении такого разговора постарайтесь сменить тему или прервать разговор. Если это не удается - найдите возможность дать понять собеседнику неуместность разговора на эту тему.

В остальном же, реакция на хорошую шутку или забавный анекдот вполне однозначна - улыбка, искренний смех, которые являются лучшей наградой рассказчику.

 
Комплименты

Комплименты любят все. Использование их поможет приобрести вам много добрых друзей, успех и уважение. Но фальшивый, «дежурный», вынужденный комплимент может лишь обидеть собеседника, закрепить у него трудно преодолимое впоследствии мнение о вас, как о человеке двуличном и ненадежном.

Основное правило - его максимальная искренность. Будьте максимально дружественны и естественны. Недопустимо сделать один и тот же комплимент двум рядом стоящим людям.

Делая комплименты, соблюдайте чувство меры и такт. Так, чрезмерные комплименты молодого мужчины молодой девушке в присутствии ее жениха или друга могут поставить всех троих в неудобное положение.

Принимая комплимент в свой адрес, кратко поблагодарите и дайте понять, что это вам приятно. Постарайтесь ответить добрыми словами, в то же время не навязываясь на дальнейшую похвалу.

Особую роль играют комплименты в официальной переписке. В ряде случаев, например, в дипломатической переписке обязательным считается наличие устоявшихся комплиментов в начале и в конце официального письма. Отсутствие какого-либо из этих обязательных атрибутов может быть воспринято как намеренное оскорбление.

 
Иностранные слова

Иностранные слова и профессиональный жаргон все шире входят в обиход. В целом это можно рассматривать как нормальный процесс развития языка. В то же время важно следить за тем, чтобы использование таких слов и выражений не осложнило ваших отношений с окружающими, и, конечно, не обидело их. Чрезмерное использование профессионального жаргона или иноязычных выражений может создать неверное впечатление, будто вы стремитесь унизить собеседника, показать ему его некомпетентность.

Старайтесь использовать литературный язык. Иностранные слова или профессиональный жаргон можно употреблять в меру только в тех случаях, когда вы уверены в том, что собеседник полностью понимает вас. Если такой уверенности нет, но употребление иностранных слов или жаргона все-таки необходимо (например, при дословном цитировании), то следует сопроводить свои слова переводом или разъяснением смысла сказанного.

С особой осторожностью следует подходить к использованию иностранных языков или жаргона при разговоре втроем или с большим количеством собеседников. Старайтесь выбрать понятный всем язык и манеру разговора. Если это невозможно, то перед тем, как продолжить двусторонний разговор на иностранном языке, следует попросить извинения у третьего участника разговора, а затем, коротко пересказать ему суть сказанного на другом языке.

 
Чай или кофе

Чтобы оказать внимание собеседнику, во многих странах во время деловой беседы или переговоров принято предлагать посетителю или деловому партнеру чашку чая или кофе. Этот обычай получил широкое распространение.

Перед тем, как начнется беседа, можно поинтересоваться у гостей, что они предпочтут - чай или кофе. Напитки подаются через пять-десять минут после начала беседы. Кофе и чай подаются с молоком или сливками (в отдельном молочнике).

Наряду с чаем и кофе, посетителям можно предложить минеральную воду, сок или какой-либо иной прохладительный напиток - при этом желательно, чтобы он был охлажденным.
 

Упражнение
 
Упражнение «Пиратский бриг»

Цель: отработка умения вести переговоры.

Участники путем жеребьевки разбирают роли:
  1. Капитан - вправе обрывать речь любого.
  2. Старший помощник - вправе обрывать речь любого, кроме капитана.
  3. Штурман - кроме капитана и старшего омощника.
  4. Боцман-подхалим - всех, кроме первых трех. 
  5. Матрос-шут - всех, кроме капитана. 
  6. Матрос-марионетка - всех, кроме капитана и кочегара. 
  7. Кочегар - всех, кроме капитана и старшего помощника. 
  8. Юнга - его обрывают все, он - никого.
Нарушивший правила, переводится в юнги, юнга, нарушивший правила, выбрасывается за борт (выходит из игры).
 
Задача: договориться о том, как будут грабить испанский галеон с золотом, и кому и как будет распределяться добыча.

В ходе предварительного анализа участников просят определить возможные причины дискомфорта в ролевом общении. Чаще всего выясняется, что доминантным людям достаточно сложно выполнять роли, предполагающие подчинение. Наоборот, людям доброжелательным и демократичным в общении бывает сложно выполнять роли капитана и боцмана.

В ходе упражнения уясняются такие понятия как: «личностная дистанция», «самооценка», направленность личности (на деятельность, на общение, на себя) и т.п. 

 
 
 

На нашем сайте Вы можете узнать больше о деловом этикете:


Останнє оновлення на Середа, 05 січня 2011, 17:48
 
, Powered by Joomla! and designed by SiteGround web hosting